Urlaubsvorbereitung: Fünf Tipps, wie man seine Versicherungs-Unterlagen für den Notfall immer verfügbar hat

Rund 82 Millionen Menschen leben in Deutschland und allein 2011 haben sie über 220 Millionen Reisen unternommen. Zwar schließt fast jeder eine Reiseversicherung ab – aber die wenigsten haben auf ihre Unterlagen Zugriff, wenn der Notfall eintritt. So macht man sich unnötig Ärger.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein älteres Ehepaar reiste nach Asien. Dort brach sich der Mann ein Bein. Schnell brach bei beiden die Panik aus: Wie sollten sie vorgehen? Wie war die Notrufnummer für die Reiseversicherung? Was ist bei den Abrechnungen zu beachten? Übernimmt die Versicherung auch den Rücktransport? Fragen über Fragen. „Das ist ein klassischer Fall. Es wird erst reagiert, wenn der Notfall eintritt und die Situation konkret wird“, sagt Versicherungsmakler Hans Walter Schäfer, der seit über elf Jahren auf Reiseversicherungen und Auslandskrankenversicherungen spezialisiert ist.

Dabei gibt es Möglichkeiten, auf relativ einfache Art sich alle wesentlichen Unterlagen und Informationen beiseite zulegen. Folgende fünf Tipps gibt Hans Walter Schäfer:

1. Zettel für die Geldbörse machen: Auf den Zettel kommt der Name des Versicherers, die Vertragsnummer und die Notrufnummer. Am besten schreibt man diesen Zettel auf dem PC, weil er dann gut lesbar ist. Und in zwei Versionen schreiben, in deutsch und in englisch. So können im Notfall auch Fremde (wie Krankenhaus-Mitarbeiter) den Kontakt zur Versicherung aufnehmen.

2. Zettel in den Koffer legen: Den gleichen Zettel, den man sich für die Geldbörse geschrieben hat, kann man auch noch einmal in den Koffer legen. So hat man einen Ersatz, falls die Geldbörse gestohlen wird – was leider immer noch sehr häufig vorkommt.

3. Unterlagen scannen: Alle Unterlagen, die man vom Versicherer zugeschickt bekommen hat, sollten eingescannt werden. Denn im Versicherungsvertrag stehen alle Knackpunkte wie zum Beispiel die Bedingungen für den Rücktransport. So kann man sich im Gespräch mit der Versicherung auf konkrete Vertragsbedingungen beziehen.

4. Unterlagen als Mail-Entwurf speichern: Die digitalisierten Unterlagen kann sich jeder als Mail-Entwurf bei einem externen Mail-Anbieter (wie Web.de oder Google.de) sichern. Dies geschieht am einfachsten, in dem man eine E-Mail schreibt und die Scan-Dateien als Anhang hochlädt. Dann verschickt man die E-Mail aber nicht, sondern speichert sie ab. So kann man jederzeit die Unterlagen ausdrucken, ohne sie im Gepäck mitzuschleppen.

5. Dokumente einer Vertrauensperson mailen: Zusätzlich zum abgespeicherten Entwurf kann man die Versicherungsdokumente auch an eine Vertrauensperson (zum Beispiel einem Familienmitglied) mailen. So weiß die andere Person Bescheid und kann im Notfall die Gespräche mit der Versicherung übernehmen. Gleichzeitig ist die Vertrauensperson gut informiert und kann sich auf Vertragsgrundlagen beziehen.

Alle fünf Tipps sind schnell erledigt. „Mittlerweile bekommt man seine Versicherungsunterlagen auch häufig per E-Mail zugeschickt. Dann kann man sie direkt abspeichern und schon hat man sich perfekt vorbereitet“, sagt Hans Walter Schäfer. Aber auch den klassischen Tipp mit dem Zettel in der Geldbörse setzen nach seinen Erfahrungen nur wenige Menschen um.

Auf Auslandstreff.de gibt es einen Überblick, wie man – je nach Reiseversicherung – am besten vorgeht. Von mehreren Versicherern sind Informationen zusammengestellt, was im Notfall zu tun ist und wie man seine Rechnungen erstattet bekommt. Auslandstreff bietet seit über 11 Jahren Reiseversicherungen und Auslandskrankenversicherungen im Internet an. Weit über 10.000 Menschen haben den Service bereits genutzt.

Foto: CC 3.0 Lasse Fuss

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